Một đề án kinh doanh nhằm mục đích thuyết phục những “người ra quyết định” về giá trị của một quá trình hành động cụ thể.
Đây là một phần quan trọng trong tài liệu dự án của bạn: nếu bản tóm tắt dự án mô tả những gì cần làm và giải thích cách làm việc của dự án Một đề án kinh doanh tốt sẽ giải thích vấn đề, xác định tất cả các lựa chọn có thể để giải quyết vấn đề đó và cho phép những người ra quyết định thực hiện quá trình hành động nào sẽ là tốt nhất cho tổ chức. Nó cũng sẽ cho phép mọi thay đổi về phạm vi hoặc quy mô thời gian của dự án được đánh giá theo mục đích ban đầu.
Điều gì đã xảy ra?
Trước khi bạn viết một đề án kinh doanh, bạn nên thực hiện một số lượng lớn nghiên cứu về vấn đề và các giải pháp có thể sử dụng. Trang này giả định rằng bạn đã hoàn thành công việc đó, cho dù là của riêng bạn hay là một phần của nhóm làm việc.
Cấu trúc của đề án kinh doanh
Một đề án kinh doanh cần dẫn dắt người đọc đi qua các vấn đề, xem xét các giải pháp khác nhau và cuối cùng quyết định lựa chọn nào là tốt nhất. Do đó, nó cần một cấu trúc rõ ràng, với nhiều tiêu đề và tiêu đề phụ để hướng dẫn người đọc.
Mẹo hàng đầu
Nhiều tổ chức có một mẫu chung cho các đề án kinh doanh, thiết lập cấu trúc và định dạng cần thiết, vì vậy hãy kiểm tra xem có một mẫu chung cho các đề án kinh doanh nào trong công ty của bạn không trước khi bạn bắt đầu.
Các phần chính của đề án kinh doanh
Tóm tắt điều hành
Tóm tắt điều hành thực hiện tóm tắt các đề án kinh doanh, bao gồm cả khuyến nghị của bạn và thường được viết tốt nhất khi bạn đã rõ về quá trình hành động và lí do đưa ra kiến nghị của bạn. Hãy nhớ rằng một số “người ra quyết định” chỉ có thể đọc tóm tắt điều hành, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng bạn đã bao gồm mọi thứ có liên quan.
Giới thiệu
Phần này giới thiệu đề án kinh doanh và trình bày ngắn gọn về những gì nó nói về.
Báo cáo vấn đề
Đây phải là một đoạn ngắn nêu rõ vấn đề. Nó nên liên quan đến chiến lược hoặc tầm nhìn của tổ chức để chứng minh cách giải quyết vấn đề là cần thiết đối với tổ chức.
Phân tích
Phần này cung cấp một sự đánh giá chi tiết hơn về vấn đề và tại sao việc giải quyết nó lại quan trọng. Phần phân tích nên bao gồm bất kỳ phân tích nào mà bạn hoặc người khác đã thực hiện để xác định tác động hoặc lý do của vấn đề. Bằng chứng hữu hình thì luôn hữu ích: số người bị ảnh hưởng, chi phí cho công ty hoặc cho khách hàng của công ty. Tại thời điểm này, thích hợp để đề cập đến bất cứ ai đã tham gia vào công việc trong hoặc ngoài tổ chức.
Thảo luận về các lựa chọn có thể
Bạn nên xác định và thảo luận về tất cả các tùy chọn có thể để giải quyết vấn đề, bao gồm cả việc không phải làm gì. Đối với mỗi lựa chọn, bạn cần thảo luận về:
Những lợi ích: tại sao nó sẽ là một ý tưởng tốt để làm điều đó, bao gồm mức độ giải quyết được vấn đề của nó;
Các chi phí, bao gồm các nguồn lực cần thiết. Sử dụng các số liệu và đồ thị sẽ thường hữu ích trong lúc này;
Quy mô thời gian dự án có thể, và để xem lợi tức đầu tư, với lý do
Những rủi ro, ngay cả trong việc thực hiện nó, điều đó có thể ngăn cản việc thực hiện dự án thành công.
Tất cả những điều này phải thực tế nhất có thể và tốt nhất là được hỗ trợ bởi hệ dữ liệu vững chắc. Nếu bạn đã ước lượng, điều đó nên dựa trên một nguồn hợp lý, thứ mà bạn nên trích dẫn nếu có thể.
Khuyến nghị
Cuối cùng, bạn nên đưa ra một khuyến nghị lựa chọn nào là tốt nhất, cân nhắc giữa chi phí và lợi ích.
Chi tiết về lựa chọn được chọn
Tùy thuộc vào sự ưu tiên của tổ chức, tính chất của đề án kinh doanh và cách bạn cảm nhận về nó, bạn có thể muốn đưa vào xem xét chi tiết hơn về lựa chọn đã chọn của bạn trong giai đoạn này. Ngoài ra, bạn có thể bổ sung một phân tích chi tiết hơn trong một phụ lục, bao gồm tất cả các dữ liệu hỗ trợ hoặc cung cấp một báo cáo sau đó với tất cả các chi tiết dự án.
Nếu đề án của bạn chi tiết hơn, việc thêm vào bản phác thảo kế hoạch (xem các trang của chúng tôi về Quản lý dự án và Lập kế hoạch dự án để biết thêm) và phân tích rủi ro kỹ lưỡng, đầy đủ hơn (xem trang của chúng tôi về Quản lý rủi ro để biết thêm) sẽ là cần thiết. Những điều này sẽ chứng minh rằng bạn đã suy nghĩ đào sâu dự án một cách chi tiết và có ý tưởng hợp lý về việc sẽ mất bao lâu, nguồn lực nào sẽ cần thiết và làm thế nào để giảm thiểu rủi ro. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá liệu tổ chức hiện tại có khả năng thực hiện công việc hay không, liệu có cần thêm tài nguyên không.
Bạn cũng nên đưa ra một số đề xuất cho quản trị dự án, bao gồm một nhóm để giám sát dự án và bất kỳ điểm quyết định quan trọng nào.
Tổ chức của bạn có thể yêu cầu thẩm định tài chính chi tiết, bao gồm chi phí cơ hội của dự án và một số chiết khấu nếu thời gian hoàn vốn là vài năm. Nếu vậy, gần như chắc chắn sẽ có hướng dẫn chi tiết ở đâu đó, bao gồm cả yếu tố giảm giá, mà bạn sẽ cần phải làm theo.
Chi phí cơ hội là thước đo những gì bạn có thể đã làm với tiền thay vì đầu tư vào dự án này. Đơn giản nhất, đó là lãi suất mà nó sẽ kiếm được trong ngân hàng, nhưng trong thời kỳ kinh tế khó khăn, nó cũng là thước đo cho cái giá của việc thực hiện dự án này thay vì những dự án khác.
Chiết khấu là cách đo lường giá trị hiện tại của các khoản thanh toán sẽ được nhận trong tương lai để cho phép so sánh trực tiếp các dự án với thời gian hoàn vốn khác nhau. Nó tính đến giá trị của việc có một cái gì đó bây giờ, hơn là sau này.
Cách dễ nhất để nghĩ về nó là tiền lãi mà bạn phải trả cho một khoản vay hoặc thế chấp: bạn muốn tiền để mua một cái gì đó ngay bây giờ để bạn chuẩn bị trả nhiều tiền hơn là đợi cho đến khi bạn tiết kiệm. Các nhà kinh tế đã tính toán người bình thường, người chuẩn bị trả tiền để có thứ gì đó ‘bây giờ, và điều này thường được áp dụng như là một yếu tố giảm giá tiêu chuẩn cho việc phân tích đầu tư.
Nó cũng hữu ích để bao gồm thông tin về kết quả và tiêu chí thành công: làm thế nào bạn biết rằng dự án của bạn đã thành công?
Kết luận
Việc kết luận đề án kinh doanh giống như một lời nhắc nhở rằng tại sao việc giải quyết vấn đề là một điều quan trọng và hành động mà bạn muốn người đọc thực hiện là một điều hiển nhiên, ví dụ, đồng ý một quá trình hành động hoặc phê duyệt công việc tiếp theo. Hãy chắc chắn rằng bạn đã làm rõ lý do tại sao đề xuất của bạn là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề.
Phong cách và ngôn ngữ
Một đề án kinh doanh thường nhắm đến những người không có kiến thức chi tiết về lĩnh vực chủ đề. Do đó, bạn cần tránh biệt ngữ và sử dụng ngôn ngữ đơn giản nhất có thể.
Sử dụng các câu ngắn và chia văn bản với nhiều tiêu đề phụ.
Đoạn văn nên dài không quá bốn đến năm dòng và bạn nên để lại một dòng giữa các đoạn. Đoạn văn bản ngắn gọn thì tốt hơn là dài dòng.
Bạn cũng nên cố gắng phát triển ý thức về sự cấp bách. Hãy làm rõ khi bạn cần một quyết định và tại sao trường hợp khẩn cấp đó là rất quan trọng.
Một lưu ý ngắn gọn về việc kiểm tra và đọc thử trước.
Với bất cứ điều gì được viết ra, nhìn lại thành phẩm của bạn sau khi tạo ra luôn luôn là một điều cần thiết. Nếu có thể, hãy thực hiện điều đó trong thời gian một ngày., nhưng nếu điều này là không thể, thì ít nhất hãy sử dụng một vài giờ để kiểm tra lại sau khi viết đề án. Nhờ người khác kiểm tra công việc hộ bạn cũng là một ý tưởng tốt.
Tiếp tục chỉnh sửa đề án kinh doanh
Sau khi được phê duyệt, đề án kinh doanh của bạn không phải là một tài liệu tĩnh. Mọi thay đổi đối với dự án nên được xem xét theo chiều hướng ngược lại nó và, nếu được đồng ý, hãy hợp nhất sao cho đề án kinh doanh vẫn là một bản ghi đầy đủ của dự án. Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý bất kỳ dự án nào (xem trang của chúng tôi về Quản lý dự án để biết thêm).
Nó cũng có thể hữu ích khi tham khảo lại đề án kinh doanh khi theo dõi và đánh giá tiến độ để kiểm tra các mục tiêu ban đầu của bạn và để đảm bảo rằng dự án của bạn vẫn sẽ mang lại lợi ích như đã được đề xuất.
Theo Saga